Startseite › Wissen › E-Rechnung für Kleinunternehmer

E-Rechnung für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen. Wer freiwillig oder auf Wunsch eines Kunden eine E-Rechnung schickt, muss einige Besonderheiten beachten.

Empfangen: ja – Ausstellen: nein

Empfang: Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen entgegennehmen können. Ein E-Mail-Postfach genügt.
Ausstellung: Rechnungen von Kleinunternehmern sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen (§ 34a UStDV). Papier oder PDF bleiben zulässig.
Freiwillig: Eine E-Rechnung darf trotzdem ausgestellt werden – sinnvoll, wenn Kunden sie automatisch verarbeiten wollen.

Seit 2025 gilt: Kleinunternehmer ist, wer im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € Umsatz hat (§ 19 UStG in der Fassung ab 2025). Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können zusätzlich eigene Vorgaben gelten, etwa eine XRechnung über das Rechnungsportal – unabhängig vom Kleinunternehmerstatus.

So ist eine Kleinunternehmer-XRechnung aufgebaut

Es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Technisch heißt das:

Umsatzsteuerkategorie E (steuerbefreit) in jeder Position und in der Aufschlüsselung, Steuersatz 0.
Ein Befreiungsgrund in der Aufschlüsselung, z. B. „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“ – fehlt er, kommt BR-E-10.
Trotzdem eine Steuernummer (oder USt-IdNr.) – sonst BR-DE-16.
Eine Umsatzsteuer-Aufschlüsselung ist auch bei 0 € Steuer Pflicht (BR-CO-18).
Nicht Kategorie S mit 0 % verwenden – das führt zu BR-S-05.

<cac:TaxTotal>
  <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">0.00</cbc:TaxAmount>
  <cac:TaxSubtotal>
    <cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">1000.00</cbc:TaxableAmount>
    <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">0.00</cbc:TaxAmount>
    <cac:TaxCategory>
      <cbc:ID>E</cbc:ID>
      <cbc:Percent>0</cbc:Percent>
      <cbc:TaxExemptionReason>Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG</cbc:TaxExemptionReason>
      <cac:TaxScheme><cbc:ID>VAT</cbc:ID></cac:TaxScheme>
    </cac:TaxCategory>
  </cac:TaxSubtotal>
</cac:TaxTotal>

Dieser Ausschnitt stammt aus einer vollständigen Beispielrechnung, die wir mit dem offiziellen KoSIT-Validator (XRechnung 3.0.2) geprüft haben.

Mit dem XRechnung-Formular auf dieser Website können Sie die Option „Kleinunternehmer“ wählen; die Datei wird vor dem Download geprüft.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Sie müssen E-Rechnungen aber seit 2025 empfangen können.

Welche Steuerkategorie nehme ich in der XRechnung?

Üblich ist Kategorie E mit Steuersatz 0 und dem Hinweis auf § 19 UStG als Befreiungsgrund.

Brauche ich eine Steuernummer in der XRechnung?

Ja. Bei Kategorie E muss die Steuernummer oder USt-IdNr. des Verkäufers angegeben werden (BR-E-02, BR-DE-16).