Startseite › Wissen › E-Rechnung-Pflicht 2025 bis 2028: Was wann gilt

E-Rechnung-Pflicht 2025 bis 2028: Was wann gilt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen wird gestaffelt eingeführt und gilt spätestens ab dem 1. Januar 2028 für alle inländischen B2B-Umsätze.

Was ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?

Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und elektronisch verarbeitet werden kann. Dazu gehören XRechnung und ZUGFeRD (außer den Profilen MINIMUM und BASIC WL). Papier und ein einfaches PDF per E-Mail sind keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.

Die Fristen im Überblick

Ab	Was gilt
01.01.2025	Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang. Der Empfänger kann eine E-Rechnung nicht mehr ablehnen.
2025 und 2026	Übergang: Für Umsätze in diesen Jahren dürfen weiterhin Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Formate wie PDF ausgestellt werden.
01.01.2027	Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen 2027 noch Papier/PDF (mit Zustimmung) verwenden.
01.01.2028	Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. Bis dahin müssen auch EDI-Verfahren EN-16931-konform sein.

Für wen gilt die Pflicht?

Für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen (B2B), die steuerbar und nicht nach § 4 Nr. 8–29 UStG steuerfrei sind. Beide Seiten müssen im Inland ansässig sein (Sitz, Geschäftsleitung oder beteiligte Betriebsstätte).

Ausnahmen

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG.
Rechnungen an Privatpersonen (B2C) – hier bleibt es bei den bisherigen Regeln.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können – siehe E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Was Sie jetzt tun sollten

Empfang sicherstellen: ein Postfach für E-Rechnungen festlegen und klären, wie XML-Dateien angezeigt, geprüft und archiviert werden (E-Rechnung empfangen und prüfen).
Rechnungssoftware prüfen: Kann sie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Profil BASIC) erzeugen? Testen Sie eine erzeugte Datei mit dem kostenlosen Prüfer.
Stammdaten vervollständigen: Ansprechpartner, Telefon, E-Mail, USt-IdNr. bzw. Steuernummer, IBAN – fehlende Stammdaten sind die häufigste Ursache für Validierungsfehler.
Archivierung klären: Der strukturierte XML-Teil ist im Original unveränderbar aufzubewahren (GoBD).

Rechtsgrundlagen: §§ 14, 14a, 27 Abs. 38 UStG; §§ 33, 34 UStDV; BMF-Schreiben vom 15.10.2024 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (und Folgeschreiben). Fristen und Schwellen können sich durch Gesetzesänderungen verschieben.

Häufige Fragen

Ist ein PDF per E-Mail ab 2025 noch erlaubt?

Ja, als Übergangsregel: Für Umsätze in 2025 und 2026 mit Zustimmung des Empfängers, in 2027 nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 €. Ab 2028 ist ein reines PDF im inländischen B2B keine zulässige Rechnung mehr.

Muss ich schon 2025 E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.