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XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format passt?
Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht, wenn sie der EN 16931 entsprechen. Der wichtigste Unterschied: XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei.
Der Vergleich
| XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X | |
|---|---|---|
| Aufbau | Nur XML (strukturierte Daten) | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei (z. B. factur-x.xml) |
| Syntax | UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII | UN/CEFACT CII |
| Herausgeber | KoSIT (deutsche CIUS der EN 16931) | FeRD (Deutschland) und FNFE-MPE (Frankreich, „Factur-X“) |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Visualisierung/Viewer | Ja, über den PDF-Teil |
| Käuferreferenz BT-10 | Pflicht (BR-DE-15), bei Behörden die Leitweg-ID | je nach Profil optional |
| Zusätzliche Pflichtfelder | Ja, z. B. Verkäuferkontakt (BR-DE-2), Zahlungsangaben (BR-DE-1), Ort/PLZ | nur die Regeln der EN 16931 |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an öffentliche Auftraggeber; B2B | B2B, besonders wenn Empfänger noch manuell arbeiten |
ZUGFeRD-Profile: Welche gelten als E-Rechnung?
- MINIMUM und BASIC WL: enthalten nicht alle Pflichtangaben einer Rechnung und erfüllen die E-Rechnungspflicht nicht.
- BASIC, EN 16931 (früher „Comfort“) und EXTENDED: geeignet; EN 16931 entspricht genau dem Umfang der Norm.
- XRECHNUNG-Profil: ZUGFeRD-Container, dessen XML eine XRechnung (CII) ist.
Bei hybriden Formaten sind die strukturierten XML-Daten maßgeblich. Weichen PDF-Ansicht und XML voneinander ab, gilt der XML-Inhalt – deshalb sollte immer das XML geprüft werden, nicht nur das PDF.
Woran erkenne ich das Format einer Datei?
An der Spezifikationskennung (BT-24). XRechnung 3.0 trägt
urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0; ZUGFeRD/Factur-X tragen die Kennung ihres Profils.
Eine veraltete Kennung führt zu BR-DE-21 bzw. „kein Prüfszenario“. Unser Prüfer erkennt
Syntax und Profil automatisch – auch bei PDF-Dateien, aus denen er die eingebettete XML liest.
Welches Format sollte ich wählen?
- Rechnung an eine Behörde: in der Regel XRechnung, oft über ein Rechnungseingangsportal, mit Leitweg-ID.
- Rechnung an Unternehmen: beides ist zulässig. ZUGFeRD ist für Empfänger ohne E-Rechnungssoftware bequemer; XRechnung ist strenger und daher oft „sauberer“ verarbeitbar. Fragen Sie im Zweifel den Empfänger.
Häufige Fragen
Ist ZUGFeRD eine E-Rechnung?
Ja, ab Version 2.0.1 und mit einem Profil ab BASIC. Die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht.
Ist Factur-X dasselbe wie ZUGFeRD?
Technisch ja: ZUGFeRD 2.x und Factur-X sind ein gemeinsamer deutsch-französischer Standard mit denselben Profilen.
Kann ich eine XRechnung als PDF verschicken?
Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Sie kann zusätzlich eine Visualisierung oder Anlagen enthalten, die Rechnung selbst ist aber das XML.
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Keine Steuer- oder Rechtsberatung: Diese Seite erklärt technische Prüfregeln und dient der Orientierung. Verbindlich sind Gesetz, BMF-Schreiben und das offizielle KoSIT-Regelwerk. Bei steuerlichen Fragen wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung. Stand: 2026-10-06, geprüft mit XRechnung 3.0.2 (KoSIT-Konfiguration 2026-08-31).