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E-Rechnung empfangen und prüfen

Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Damit stellt sich die Frage: Wie liest und prüft man eine XML-Datei – und was tun, wenn sie fehlerhaft ist?

1. Empfangen

Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Sinnvoll ist eine eigene Adresse (z. B. rechnungseingang@…), die Sie Ihren Lieferanten mitteilen. E-Rechnungen kommen als XML-Datei (XRechnung) oder als PDF mit eingebetteter XML (ZUGFeRD).

2. Lesbar machen

Eine XRechnung ist für Menschen ohne Hilfsmittel schwer lesbar. Buchhaltungsprogramme und Viewer stellen sie als Rechnung dar. Bei ZUGFeRD sehen Sie zwar ein PDF – rechtlich maßgeblich ist aber das eingebettete XML. Unser Prüfer liest das XML auch aus PDF-Dateien aus.

3. Technisch prüfen

Die technische Prüfung zeigt, ob die Datei der EN 16931 bzw. XRechnung entspricht. Maßstab ist der offizielle KoSIT-Validator. Typische Fehler sind:

Rechenfehler: BR-CO-10, BR-CO-13, BR-CO-15, BR-S-08
Fehlende Stammdaten: BR-DE-2 (Kontakt), BR-DE-16 (Steuernummer), BR-DE-15 (Käuferreferenz)
Formatfehler: Datum/Zahl falsch, Mengeneinheit, Skonto-Format

Die Meldungen haben unterschiedliche Stufen: Fehler (die Datei ist nicht konform), Warnung (konform, aber korrekturwürdig) und Hinweis. Eine Übersicht aller erklärten Meldungen finden Sie unter XRechnung-Fehlermeldungen.

4. Inhaltlich prüfen

Eine technisch gültige Datei kann trotzdem inhaltlich falsch sein. Prüfen Sie wie bei jeder Rechnung die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, ob Leistung, Menge und Preis stimmen und ob der richtige Steuersatz angewendet wurde. Eine ordnungsgemäße Rechnung ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.

5. Bei Fehlern reklamieren

Ist eine E-Rechnung fehlerhaft, bitten Sie den Rechnungssteller um eine korrigierte Rechnung. Hilfreich ist, die konkrete Fehlermeldung (z. B. „BR-DE-16“) mitzuschicken – unsere Erklärseiten können Sie dafür verlinken.

6. Archivieren

Bewahren Sie die E-Rechnung im Originalformat (XML bzw. das PDF mit XML) unveränderbar auf (GoBD); ein Ausdruck genügt nicht. Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus § 14b UStG und § 147 AO – die Frist für Buchungsbelege wurde 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt; klären Sie die für Sie geltende Frist mit Ihrer Steuerberatung. Dieser Prüfer speichert Ihre Dateien nicht und ersetzt keine Archivierung.

Häufige Fragen

Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?

Ja. Für den Empfang ist kein besonderes System vorgeschrieben; die Rechnung muss aber verarbeitet und im Original archiviert werden können.

Muss ich eine fehlerhafte E-Rechnung bezahlen?

Die Zahlungspflicht hängt vom Vertrag ab, nicht vom Format. Für den Vorsteuerabzug brauchen Sie aber eine ordnungsgemäße Rechnung – fordern Sie bei Fehlern eine Korrektur an.

Werden meine Rechnungen beim Prüfen gespeichert?

Nein. Dieser Prüfer verarbeitet die Datei nur im Arbeitsspeicher und verwirft sie nach der Prüfung.